Muchas veces, sobre todo en el ámbito laboral, nos encontramos con la necesidad de acceder a un archivo en nuestro ordenador… pero no tenemos el portátil a mano. Afortunadamente, hay muchas herramientas que nos permitirán visualizar y descargar en otros dispositivos los documentos que tenemos guardados en nuestro ordenador. En este artículo, vamos a ver todas las formas posibles de acceder a archivos importantes desde cualquier parte.

1. A través de la nube

Sin dudas, la nube es la opción favorita cuando se trata de acceder a archivos desde cualquier dispositivo. “Nube” (o cloud) es el nombre que se le da a una red de servidores en remoto que permiten almacenar, visualizar y descargar tus archivos con solo una conexión a Internet.

Los servidores de cloud computing más populares son Google Drive, Microsoft OneDrive y iCloud. A continuación, te contamos algunas características de estas tres nubes para acceder a tus archivos.

Acceder a un archivo subido a Google Drive

Google Drive es quizá el más popular de estos servidores. Cuenta con una versión gratuita que permite almacenar hasta 15 gigas en documentos de todo tipo: fotos, vídeos, documentos de texto, hojas de cálculo, PDF y más. Ten en cuenta que puedes comprimir archivos PDF muy pesados antes de cargarlo a tu cuenta de Google Drive para ahorrar espacio.

Pero ¿cómo acceder a un archivo subido a Google Drive? Es muy sencillo: solo debes ingresar a tu cuenta de Google en el dispositivo nuevo y dirigirte a “Drive”. A tu izquierda, verás un menú de opciones en el que podrás realizar la búsqueda que necesites.

Algo interesante de Google Drive es que permite la sincronización con las carpetas de tu ordenador. Esto será especialmente útil cuando necesites acceder a algún archivo de tu ordenador que no hayas cargado previamente a la nube. Para configurar esta función, en tu ordenador personal dirígete a “Configuración”, “Preferencias” y “Carpetas de tu ordenador”.

Acceder a un archivo subido en Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive es la competencia más importante de Google Drive. Tiene funciones similares (fue concebido para el almacenamiento, la visualización y la descarga de archivos en la nube), aunque cuenta con algunas diferencias.

En Microsoft OneDrive puedes acceder a tus archivos a pesar de que estos no estén cargados en la nube, y sin necesidad de que hayas realizado una sincronización entre la nube y las carpetas de tu ordenador. Para acceder a tu dispositivo mediante esta herramienta, debes realizar un paso previo en tu ordenador: ir a “Configuración” y seleccionar “Permitir usar OneDrive para buscar cualquiera de mis archivos de esta PC”. ¡Tan fácil como eso! Ahora, desde cualquier dispositivo conectado a Internet podrás acceder a tu ordenador personal.

Acceder a un archivo subido en iCloud

El servicio de cloud computing de Apple es iCloud. La principal ventaja es que el usuario o la empresa no debe hacer nada para configurarlo: por defecto, cualquier dispositivo de Apple viene con iCloud instalado y con 5 GB de almacenamiento gratuito.

Pero ¿es recomendable iCloud? Lo cierto es que es especialmente útil para los usuarios o las empresas que utilizan diariamente el ecosistema de Apple (ordenadores Mac y móviles iPhone,  por ejemplo), ya que la empresa se caracteriza por los esfuerzos en sincronizar todos sus productos. Sin embargo, iCloud no está recomendado para usuarios de Android, por ejemplo. En cambio, Google Drive es compatible con todos los dispositivos y sistemas operativos del mercado.

2. Con un software de escritorio remoto

La nube es una de las formas más sencillas de acceder a un documento en remoto, pero no es la única. Existen múltiples programas de acceso a escritorios en remoto que te permitirán manejar tu ordenador desde otro dispositivo y, por lo tanto, visualizar cualquier archivo que tengas guardado en tu ordenador. Los programas más importantes son:

• TeamViewer. Es el más popular de todos. Es gratuito y compatible con la mayoría de los sistemas operativos. Lo único que necesitas es tener el programa instalado tanto en tu ordenador personal como en el dispositivo desde el que quieres acceder.

• AnyDesk. Similar a TeamViewer, AnyDesk permite un acceso seguro y confiable desde cualquier dispositivo. Funciona con Windows, macOS, iOS, Android y Linux.

• Chrome Remote Desktop. Se trata de uma extensión de Google Chrome que puedes instalar fácilmente. Permitirá que cualquier ordenador con Chrome instalado se convierta en host.

• Zoho Assist. Esta plataforma de acceso remoto está basada en la nube. Es especialmente útil para empresas pequeñas y medianas.

3. Adquiriendo una unidad NAS

La tercera alternativa para acceder a tus archivos desde otro dispositivo no es tan conocida, pero es muy útil para las empresas pequeñas y medianas. Se trata de un almacenamiento conectado en red, más conocido como NAS por sus siglas en inglés: Network Attached Storage.

El NAS es un artefacto físico, a diferencia de la nube, y tiene como uno de sus objetivos principales crear una nube privada. Es posible cargar una enorme cantidad de archivos dentro de un NAS y acceder a ellos desde cualquier dispositivo del mundo que tenga conexión a internet.

4. Con un servidor VPN o FPT

Por último, nos encontramos con dos interesantes alternativas para acceder a tus archivos: VPN y FPT. Veamos las características de ambos servidores:

• VPN. Una VPN (en inglés virtual private network) es una red privada virtual y permite que tu ordenador envíe y reciba datos sobre redes compartidas o públicas pero funcionando como una red privada. Usando una VPN, podrás acceder a archivos de tu ordenador desde cualquier otro dispositivo.
• FPT. Un servidor FTP es similar a una VPN. Es ideal para subir muchos archivos y además es multiplataforma; es decir, funciona con cualquier sistema operativo. Sin embargo, tiene una gran diferencia con las VPN, y es que los servidores FTP no están cifrados. Esto quiere decir que, si bien son grandes alternativas porque ofrecen un control completo al usuario, no están recomendados por considerarse poco seguros.

Conclusión

Existen muchas maneras de visualizar, editar y descargar tus archivos aunque no estés cerca de tu ordenador. Sin dudas, las formas más extendidas tanto para uso personal como profesional son la nube y los softwares de escritorio remoto. Sin embargo, también existen otras maneras de hacerlo: las VPN, los FPT y las unidades NAS también pueden ser alternativas interesantes. Lo que es seguro es que no tener tu portátil cerca ya no es excusa: hoy, acceder a cualquier archivo de tu ordenador de forma remota es posible.