Pese a que ya era habitual tener algunas reuniones vía videoconferencia, sobre todo en empresas multinacionales que conectaban con distintas sedes alrededor del mundo, 2020 ha sido la primera vez en la historia en la que – por motivos obvios – se celebraron más reuniones de este tipo que presenciales.

Gracias a este nuevo formato de reunión, muchas empresas han experimentado incluso un aumento en la productividad y muchos trabajadores una mayor flexibilidad y libertad. Del mismo modo, este tipo de reuniones exigen más disciplina, lo que hace establecer objetivos, agendas y planificación más claros.

Las nuevas salas de videoconferencias en las oficinas: sacar partido al contacto

“Ningún equipo o software puede eliminar los efectos de un mal diseño acústico de una sala durante una videoconferencia. Idealmente, todos los colaboradores deberían intentar optimizar su entorno y equipo antes de la cita. Como en muchos otros espacios arquitectónicos, la acústica en las salas tiende a pasarse por alto durante el diseño” explican desde Ecophon.

Y se basan en datos para ponerlo de manifiesto: El 46% de los usuarios informan que una mala calidad del audio resta valor a la interacción. De hecho, se estima que la mala calidad de las videoconferencias cuesta anualmente 34 billones de dólares a las empresas en todo el mundo. Los problemas acústicos y de audio impiden a veces que la información fluya de forma correcta y clara. Como señala el catedrático Peter Svensson, el sonido transmitido se ve afectado por la reverberación en ambas habitaciones, que puede degradar la calidad del audio y la comunicación, incluso en salas de conferencia donde los parámetros acústicos (para reuniones presenciales) sean adecuados.
Svensson apunta que una sala de videoconferencia debe ser simultáneamente (1) una buena sala de reuniones (ya que puede haber varios interlocutores en la sala), (2) una buena sala de escucha (el sonido se reproduce a través de altavoces) y (3) una buena sala de grabación (la voz es recogida y canalizada con ayuda de micrófonos).

El equipo audiovisual también juega un papel importante en la calidad de la videoconferencia. Así, se deberá de escoger entre un micrófono omnidireccional (que capta el sonido procedente de todas las direcciones, lo que lo hace muy flexible en términos de posicionamiento, pero también muy susceptible a ruidos y reverberación no deseados) y los direccionales (capaces de “aislar y capturar” la voz del orador, siendo por lo tanto menos sensibles a reverberación y artefactos externos, pero se necesitaría uno por orador). Los altavoces deberían proporcionar una buena inteligibilidad.

Colocación de materiales acústicos

Para que de verdad una videoconferencia sea productiva, además del equipo audiovisual mencionado, la sala necesita dotarse de un buen acondicionamiento acústico. Se aconseja diseñar los espacios de la siguiente forma.
− Techo: se recomienda un techo acústico suspendido fonoabsorbente de pared a pared Clase A. Este tipo de techo proporciona el mayor grado de absorción en todo el espectro de frecuencias. Esto permitiría alcanzar los parámetros recomendados por Svensson de un tiempo de reverberación de 0.3 segundos, con niveles de ruido de fondo que deberían estar entre 30 dB y 35 dB.

− Paredes: al menos una pared de cada par de superficies verticales opuestas debe tratarse con material acústico de clase A, para mejorar la inteligibilidad.

− Geometría: como regla general, una geometría de sala más asimétrica proporcionará mejores condiciones acústicas
− Dispersión: de igual modo que la geometría irregular de una habitación, las superficies rugosas e irregulares también mejorarán las condiciones acústicas.

− Aislamiento acústico: importante tanto para la interacción audio/visual de dentro de la sala como para garantizar la privacidad con respecto al exterior cuando se tratan asuntos confidenciales. En casos donde las paredes solo se extienden hasta la altura del falso techo, se debe tener especial cuidado para maximizar el aislamiento acústico de los espacios adyacentes a través del plenum.