Ahora que cada vez más proyectos se gestionan de manera descentralizada y telemática, es momento de renovar nuestro software gestión de proyectos para adaptarnos a los desafíos de nuestro tiempo. Cada vez están más lejos los años en los que los proyectos empresariales se definían en una pequeña sala de reuniones con un Power Point y una pizarra blanca. En la actualidad, la mayoría de los proyectos se trabajan con equipos que se encuentran dispersos por la geografía del país o incluso del globo, con lo que resulta fundamental buscar nuevas formas de comunicarse y de mantener a todos los miembros de un proyecto al tanto de todos los cambios y las fases del trabajo.

Descubre el Kanban

El Kanban es un sistema de organización de la información diseñado en torno a la idea de ‘letreros’ o ‘tarjetas’ que simbolizan cada uno de los diferentes elementos con los que se debe trabajar dentro de un proyecto determinado. Se trata de un sistema que facilita la reorganización y el contraste de las diferentes partes de un proyecto para poder visualizarlas rápidamente con una sola mirada y abarcar todo lo que tenemos entre manos. El Kanban es un método originado en Japón (看板), y es tan óptimo para organizar tus diferentes tareas que en muchos aspectos se lo relaciona con el concepto de la armonía.

Un sistema de tarjetas

Una manera de pensar en el Kanban es imaginar una mesa donde vas depositando pequeños trozos de papel o post-its que simbolizan, por ejemplo, a los miembros de tu equipo, o las diferentes tareas que se deben realizar. Puedes utilizar post-its de diferentes colores para ayudarte a tener un panorama general más preciso: por ejemplo, tonos verdes para los empleados, azules para las tareas, etcétera, e incluso puedes reservar los tonos amarillos o rojos para las cosas que son de máxima urgencia. También puedes utilizar formas diferentes para ayudarte a combinar distintos criterios organizativos, de forma que un cuadrado rojo sea una tarea urgente, por ejemplo.

Optimización del flujo de trabajo

Una de las grandes ventajas del Kanban es que te permite optimizar los flujos de trabajo de una forma muy rápida y muy intuitiva. Cuando tienes toda la información enredada en tu cabeza, muchas veces es sencillo que se te pase algo importante por alto, por ejemplo algún cuello de botella en tu organización que está impidiendo que tus proyectos alcancen todo su potencial. En cambio, el Kanban te ayuda a localizar fácilmente todos los aspectos de tu proyecto necesarios para agilizarlo por completo, y cuenta con la ventaja de ser totalmente personalizable: tú eliges en cada momento qué.

Una revolución en el mundo digital

El Kanban está siendo utilizado cada vez más por diversas empresas del mundo digital gracias a todas las ventajas que ofrece. No solo es un sistema excelente para organizar proyectos o gestionar grupos per se, sino que además es particularmente adecuado para el trabajo telemático y en proyectos digitales. El Kanban te permitirá coordinar tus proyectos fácilmente y gestionar a tus empleados estén donde estén, lo que resulta fundamental en un contexto en el que cada vez más el trabajo pasa a derivarse a empresas de terceros o a profesionales que se encuentran repartidos por todo el globo.

Una solución escalable

Otra gran ventaja del Kanban es que se trata simplemente de un sistema óptimo para localizar las mejores estructuras dentro de cada organización o cada proyecto. Esto significa que permite una gran escalabilidad y puede y aplicarse a proyectos enormes o a microproyectos individuales. Un freelancer puede utilizar el Kanban para organizar sus próximas tareas y priorizar los pasos a dar en cada una, mientras que una gestora de proyectos puede usarlo para organizar las tareas que asigna a sus diferentes empleados, y una coordinadora general lo puede utilizar para organizar el trabajo de sus diferentes gestoras y gestores. El Kanban, en definitiva, puede utilizarse en cualquier instancia de una organización, de ahí que tenga tanto valor como sistema.

Kanbanize

Kanbanize es un software optimizado para gestionar proyectos mediante de manera telemática mediante el método Kanban, que cuenta con diversas instancias como tableros, líneas de tiempo, sistemas de automatización y analíticas, entre otras muchas herramientas. Con Kanbanize vas a poder asignar tareas y reorganizar tus grupos de trabajo fácilmente gracias a su interfaz sencilla e intuitiva basada en un sistema de cartas Kanban que podrás arrastrar a modo de ‘drag and drop’ para hacer cualquier cambio en tu proyecto. Asimismo, Kanbanize es un software que te permite acceder a completas analísticas generadas de forma automática para detectar fácilmente cuáles son las partes de cada proyecto que funcionan mejor, y cuáles son las que necesitan reorganizarse para hacer frente a las necesidades específicas de cada subtarea.