Hay decisiones que parecen simples… hasta que las tomas. En una empresa, instalar un ERP es exactamente eso: piensas en él como una simple solución por su controlador de horarios u otras funciones, pero pronto descubres que es muchísimo más que eso. Es más, muchas empresas creen que ya son eficientes y que su organización y procesos son buenos. Sin embargo, cuando empiezan a usar un ERP descubren un nuevo mundo y se dan cuenta de que estaban muy lejos de ser realmente eficientes.

Y sin embargo, muchas no dan el paso. Es curioso, porque el freno no suele ser la tecnología, sino la costumbre. La idea de que todo va bien como está es peligrosa, ya que limita el cambio y la evolución. Porque lo cierto es que un ERP no es un programa, es un cambio para la gestión de la empresa. Es cambiar de filosofía y dejar de ver el negocio como algo fragmentado para verlo como un todo interconectado y, sobre todo, es tener la herramienta clave para conseguir el control total que facilita el crecimiento.

¿Cómo cambia un ERP el funcionamiento de una empresa?

Cuando todo se conecta realmente dentro de una empresa, esta cambia por completo. En ese sentido, un ERP lo hace fácilmente, porque afecta a todas las partes: desde los recursos humanos con su software de selección personal y demás herramientas, hasta el control de inventario y de procesos. Sigue leyendo, hay mucho más que contar:

Automatización de verdad: menos errores, más tiempo

Si hay un término que define a los ERP modernos, sin duda es “automatización”. Cuando las empresas automatizan sus procesos más repetitivos, como suelen ser los administrativos, consiguen una importante reducción de los errores humanos.

Desde las facturas que se generan solas hasta los impuestos que se calculan sin intervención, o los movimientos de inventario registrados automáticamente, los avisos de compra y mucho más. Todo esto se puede hacer sin intervenir con este tipo de software, ahorrando un tiempo valioso que se puede dedicar a otras labores que sí requieran una mayor intervención humana y, por extensión, beneficiando al negocio.

Mejor previsión de la demanda

Si hay algo que hace perder dinero a una empresa es la falta o el exceso de stock. Son problemas diferentes, pero que causan lo mismo al negocio. ¿Por qué? Porque si falta stock, falta oferta; y si falta oferta, falta satisfacción en el consumidor. Por otra parte, si sobra stock, faltan ventas, y si faltan ventas, se bloquea la liquidez.

Por eso, una de las herramientas favoritas en los ERP actuales son sus módulos de inventario. ¿Qué hacen? Analizan ventas, estacionalidad y otros factores para dar una previsión mucho más precisa con la que planificar mucho mejor la compra y producción, evitando estos problemas de stock.

Agiliza la toma de decisiones

Uno de los grandes problemas del trabajo rutinario en una empresa está en los datos segmentados y separados. Por un lado las ventas, por otro las compras, el inventario en otro documento y las finanzas en un archivo que está solo en un equipo. Todo eso frena muchísimo las operaciones y la toma de decisiones, y es justo lo que se evita con un buen ERP.

Porque este centraliza y gestiona toda la información en tiempo real, lo que ahorra tener que buscar al compañero que maneja tal o cual archivo. Todos los departamentos tienen acceso a la información que necesitan al momento, facilitando la elaboración de estrategias y, sobre todo, agilizando la toma de decisiones.

Digitaliza por completo los recursos humanos

El de recursos humanos es uno de los departamentos que más ha evolucionado recientemente con los cambios de normativa y la llegada de modelos como el remoto o el híbrido. Es un campo en el que hay que gestionar muchísimo y ser transparentes, y que se beneficia enormemente de los ERP.

Estas herramientas convierten toda la información del departamento en un sistema ordenado: nóminas automatizadas, expedientes digitales, informes instantáneos, seguimiento real de ausencias y una centralización total de la información. No hay documentos perdidos, no hay errores de cálculo, no hay tareas duplicadas. Y, si se combina con herramientas de selección y talento, el departamento ya actuará con una precisión quirúrgica.

Escalabilidad sin límites

Una de las grandes bondades de los ERP actuales es que se han construido para estar hechos siempre a medida de la empresa. Como funcionan por módulos, pueden restar o añadir funciones en base a lo que necesite el negocio, garantizando siempre un volumen de actividad acorde al volumen de negocio.

En efecto, eso significa que, si por algún motivo, la empresa empieza a crecer rápidamente, el software siempre podrá satisfacer sus necesidades, porque crecerá con ella. No habrá barreras que limiten la actividad y puedan frenar ese crecimiento. Algo que, por cierto, es especialmente interesante para dar el salto a la actividad internacional.

El ERP ha dejado de ser algo opcional para ser necesario. Todo negocio que quiera ser realmente competitivo debe dar el paso para maximizar su eficiencia y poder medirse de tú a tú con los demás. Renovarse o morir.