La firma electrónica suele verse como un paso lógico dentro de la digitalización, pero también como un proceso que
genera dudas. ¿Qué tipo de firma es necesaria? ¿Cómo integrarla? ¿Qué proveedor elegir o qué implicaciones legales tiene? Lo habitual es que la empresa quiera agilizar trámites y eliminar papel, pero sin arriesgarse a cometer errores que afecten a contratos, facturas o documentos internos.

La buena noticia es que la implantación de la firma electrónica para empresas no es complicada si se aborda con un
plan definido y un checklist que ordene los pasos. En este artículo, desglosaremos los pasos necesarios para su
correcta implementación.

Identificar qué documentos necesitan firma electrónica

Antes de buscar proveedores o comparar precios, la pyme debe saber para qué quiere la firma electrónica. Este
punto parece obvio, pero muchas empresas empiezan por la herramienta antes de revisar sus procesos. No todos los
documentos necesitan el mismo nivel de firma ni la misma trazabilidad.

• Contratos laborales y acuerdos internos.

• Contratos con clientes y proveedores.

• Presupuestos y órdenes de compra.

• Autorizaciones, comunicados y consentimientos.

• Facturas y documentación administrativa.

Con esta lista se puede priorizar qué procesos necesitan digitalizarse primero y qué nivel de seguridad exige cada
uno.

Elegir el tipo de firma según las necesidades

No todas las firmas electrónicas ofrecen la misma garantía jurídica. En concreto, la normativa eIDAS establece tres
niveles:

• Firma electrónica simple: para autorizaciones internas o documentos de bajo riesgo.

• Firma electrónica avanzada: identifica de forma fehaciente al firmante; es la opción habitual para contratos
mercantiles.

• Firma electrónica cualificada: aporta la máxima seguridad y se exige en trámites concretos con administraciones
o para documentos con requisitos legales estrictos.

La mayor parte de las pymes suelen operar alternando firmas simples y avanzadas. La cualificada queda para
trámites puntuales que realmente lo exigen y así se evita inflar el presupuesto.

Analizar cómo se integra en la operativa de la empresa

La herramienta debe ajustarse a la forma real de trabajo; implantarla sin revisar flujos provoca confusión y duplicidad
de procesos.

• Determinar quién puede enviar documentos a firmar.

• Definir quién valida o revisa los documentos antes del envío.

• Identificar los departamentos que usarán la firma.

• Decidir dónde se almacenarán los documentos firmados.

• Valorar la necesidad de integrar la plataforma con un ERP, CRM o gestor documental.

En una pyme pequeña todo pasa por pocas manos. Cuando la empresa tiene más áreas, merece la pena ordenar
permisos y responsabilidades para que nadie firme algo que no le corresponde.

Comparar proveedores de forma objetiva

El mercado ofrece muchas opciones. Demasiadas. DocuSign, Signaturit, Adobe Acrobat Sign… La cuestión es, ¿a qué criterios atender exactamente? Lo ideal es optar por una herramienta que ofrezca:

• Facilidad de uso para emisor y firmante.

• Trazabilidad y registro de actividad (logs, certificados).

• Capacidad de integración con sistemas existentes.

• Tipos de firma soportados (simple, avanzada, cualificada).

• Almacenamiento seguro y cumplimiento normativo.

• Soporte técnico y tiempos de respuesta.

• Modelo de precios según volumen de firmas.

Comparar con criterios prácticos ayuda a elegir sin dejarse llevar por el nombre de la marca. Ahora bien, cuando la
pyme necesita algo más ajustado a su forma de trabajar, es recomendable apoyarse en consultoras que conocen la
implantación de estas herramientas.

Es el caso de genexusconsulting.com, que se ocupa de aterrizar la firma electrónica en los procesos reales, alineara con los permisos internos y dejar un sistema que no dependa de improvisaciones.

Realizar una prueba piloto antes de implantarlo en toda la empresa

Una pyme puede tener la tentación de activar la herramienta en todas las áreas desde el primer día. Es mejor evitarlo.

La fase piloto permite comprobar si el proceso funciona bien y si los responsables de cada departamento entienden cómo enviar y gestionar firmas. Lo ideal es elegir un documento sencillo, dentro de un circuito con pocos
participantes entre un pequeño grupo de usuarios.

Durante este proceso, se puede detectar y prevenir la mayoría de errores que aparecen en la fase de implementación: plantillas mal configuradas, dudas sobre permisos, errores al enviar documentos… Pulir el proceso en pequeño evita que los fallos se multipliquen cuando el sistema llegue a toda la empresa.

Formar a quienes van a usar la herramienta

Aunque la mayoría de plataformas son intuitivas, no está de más programar sesiones formativas para explicar su
funcionamiento: cargar documentos, configurar firmantes, revisar el estado de cada proceso o recuperar el archivo
final. También conviene dejar claro qué hacer cuando un cliente no completa la firma o cuándo es necesario reiniciar el
flujo.

Consultoras como genexusconsulting.com aportan esa visión práctica que rara vez se obtiene solo instalando la herramienta para que el uso de la firma electrónica se integre en los procesos de producción como uno más.

Establecer un sistema de archivo y custodia

Firmar documentos es solo parte del proceso. Tan importante como la firma es cómo se guardan esos documentos
para que puedan consultarse años después.

Algunas plataformas incluyen almacenamiento seguro; en otros casos, lo mejor integrarlo con un gestor documental o un espacio de almacenamiento corporativo con arquitectura de permisos. Lo importante es que el archivo esté
centralizado y accesible, evitando versiones duplicadas o documentos dispersos por correos electrónicos.