Resumen ejecutivo: La facturación electrónica B2B en España avanza a fase de implantación regulatoria mientras, en paralelo, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) del reglamento antifraude entran en vigor con fechas de referencia en 2026. Si dirigís una pyme o trabajás en una asesoría, este artículo te explica con lenguaje claro qué implica, qué formatos existen, qué pide el negocio y qué pasos dar ya. Para una introducción accesible al flujo y ventajas, puedes revisar cómo funciona la facturación electrónica y complementarlo con esta guía enfocada a gestión y tecnología.

Contexto legal en dos puntos:

1. El Real Decreto 254/2025ajustó el calendario y desarrolló aspectos técnicos del reglamento antifraude que obliga a usar SIF con registros trazables a partir de 2026.

2. La factura electrónica B2B de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) avanza con su reglamento específico y fija la obligación de emitir y recibir facturas en formato estructurado cuando quede aprobado y entre en vigor por tramos.

Qué es la facturación electrónica B2B y qué no es

– Es un intercambio digital estructurado de la factura entre empresas y profesionales, con datos legibles por sistemas, utilizando estándares como Facturae, UBL, CII o EDIFACT alineados conE N 16931. No basta con un PDF plano, tiene que ser estructurado para que sistemas y plataformas lo procesen.

– No es lo mismo que el reglamento de SIF(antifraude) ni que Verifactu. El SIF asegura integridad y trazabilidad en la emisión y custodia, mientras que la e-factura B2B regula cómo te conectas con tus clientes y proveedores para emitir y recibir facturas de forma interoperable. Ambos mundos conviven y se complementan.

Fechas y hoja de ruta: qué mirar en 2025–2026

– SIF/antifraude: referencias operativas desde1 de enero de 2026para sociedades y1 de julio de 2026para el resto, con software adaptado y registros inalterables.

– E-factura B2B: el reglamento específico fija obligación de emitir y recibir en formato estructurado y detalla formatos admitidos y canales de interconexión. Revisa los borradores oficiales y notas técnicas del Ministerio, porque la entrada en vigor será escalonada por tamaños una vez se publique el texto definitivo.

Qué formatos y canales vas a encontrar

– Facturae: estándar español muy extendido, base para relaciones con AAPP y muchas empresas.

-UBL y CII: estándares europeos alineados con EN 16931, habituales en cadenas de suministro.

– EDIFACT: veterano en retail y logística.

– Redes de intercambio: Peppole interconexión entre plataformas privadas. El reglamento apunta a interoperabilidad y a que puedas usar tu proveedor elegido sin encerrar a tus contrapartes.

– Impacto real en el negocio: 6 frentes donde se nota

1. Ciclo de cobros: el estado de la factura viaja con el documento, lo que mejora reclamaciones de pago y reduce disputas.

2. Back office: menos tecleo manual, menos errores contables y conciliaciones más rápidas.

3. Compras y aprovisionamiento: recepción electrónica estructurada que permite “pedido → albarán → factura” con tolerancias y validaciones automáticas.

4. Auditoría y cumplimiento: exportaciones legibles por terceros y rastro completo de cambios y rechazos.

5. Cash management: visibilidad de facturas enviadas, recibidas y su estado.

6. Partners: mayor exigencia de interoperabilidad a tu ERP y a tus proveedores de e-factura.

Cómo preparar tu empresa sin fricciones: plan en 8 pasos

1. Mapa de documentos. Lista qué emitís y recibís por canal: B2B nacional, intracomunitario, marketplaces, servicios profesionales.

2. Selecciona el estándar dominante en tu cadena de valor. Si trabajas con retail y logística, piensa en UBL/CII además deFacturae.

3. Elige el canal de envío/recepción: Peppol o interconexión con plataforma de tu proveedor. Pedí prueba de interoperabilidad con terceros.

4. Integra el ERP. Evita islas. La factura se genera en el ERP o facturador, no fuera del circuito.

5. Gobernanza. Define roles y permisos, quién aprueba, quién puede rechazar y quién puede reenviar.

6. Plantillas y datos maestros. NIF/IVA, direcciones, códigos de artículo y condiciones. Sin datos maestros limpios no hay automatización que valga.

7. Piloto de 30 días con 5 clientes y 5 proveedores, con métricas de éxito: rechazo < 3 %, tiempo medio de aceptación, reducción de asientos manuales.

8. Formación y soporte. Manuales breves para administración y compras, más una checklist de incidencias frecuentes.

¿Cómo encaja la e-factura con el SIF de 2026?

Piénsalo como dos capas:

– Capa SIF: asegura que emitís de forma íntegra y trazable, con registros inalterables que puedes exportar si te lo piden.

– Capa e-factura B2B: asegura que intercambias con terceros en formato estructurado y por canales interoperables.

Si tu ERP y tu proveedor de e-factura trabajan coordinados, emitís una sola vez, generas el registro SIF y lo envías a tu contraparte en el formato estructurado pactado. Nada de duplicar circuitos.

Requisitos técnicos mínimos que deberías pedir a tu software

– Generación de formatos estructurados: Facturae y al menos un estándar europeo (UBL o CII) listo para producción.

– Interoperabilidad: con Peppol y con plataformas privadas vía APIs.

– Gestión de estados: enviado, recibido, aceptado, rechazado, con motivos y logs.

– Validaciones EN 16931: reglas de negocio antes de enviar, para evitar rechazos en cascada.

– Exportaciones legibles por terceros: paquete con factura, acuses y trazabilidad.

– Seguridad y continuidad: colas, reintentos y alarmas si falla el canal.

KPIs que conviene mirar desde el primer mes

– Tasa de rechazo de facturas enviadas y principales causas.

– Tiempo medio de aceptación del cliente.

– % de asientos manuales sobre total de facturas.

– Días de cobro desde aceptación.

– Incidencias por proveedor o canal y su tiempo de resolución.

Casos prácticos

1) Servicios profesionales con gran empresa

Tu cliente exige UBL por Peppol. Configuras tu ERP para generar UBL con los metadatos de pedido y proyecto, y activas validaciones previas. El índice de rechazo cae del 12 % al 2 % en 6 semanas.

2) Retail y logística con varios interlocutores

Un proveedor te pide Facturae, otro CII. Tu facturador genera ambos formatos desde la misma factura y conserva un único registro SIF. Evitas mantener dos numeraciones y dos PDFs.

3) Constructora con subcontratas

Estandarizas la recepción en UBL, con regla de “no se contabiliza sin pedido”. Se reducen incidencias de duplicados y la conciliación se automatiza.

Errores típicos que frenan la implantación

– Confundir PDF con e-factura. El PDF puede viajar como representación, pero el documento legal interoperable es el estructurado.

– Implantar solo el envío y olvidarse de la recepción. El ROI grande está en automatizar lo que recibís.

– No limpiar datos maestros. Sin catálogos y NIF correctos, las validaciones fallan.

– Vivir sin métricas. Sin KPI de rechazo y aceptación, no hay mejora continua.

– Montar un circuito paralelo fuera del ERP. Duplica trabajo y errores.

FAQ

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica para todos?

Depende de la publicación del reglamento específico de la e-factura B2B y de su calendario por tramos. Mientras, prepárate con formatos estructurados y pruebas de interoperabilidad.

¿Qué diferencia hay entre SIF/Verifactu y e-factura B2B?

SIF controla cómo emitís y conservas con integridad y trazabilidad desde 2026. La e-factura B2B controla cómo envías y recibís facturas estructuradas con clientes y proveedores. Se complementan.

¿Qué formato elijo si trabajo con muchas empresas distintas?

Adopta Facturae y UBL como base, y confirma con tus contrapartes. Asegúrate de que tu proveedor soporta EN 16931y validaciones previas.

¿Necesito Peppol sí o sí?

No siempre, pero aporta interoperabilidad. Evalúa si tus clientes lo requieren. Tu proveedor debe conectarse a Peppol o a redes privadas según lo pactado.

¿Cómo empiezo sin colapsar al equipo?

Con un piloto de 30 días, cinco clientes y cinco proveedores, métricas claras y un responsable de proyecto que cierre incidencias cada semana.

Cierre: por qué conviene empezar ya

La factura electrónica no es solo cumplir, es eficiencia operativa y control del cash. Si hoy definís formatos, limpias datos, integras tu ERP y haces un piloto con KPIs, en 2026 entrarás con menos fricción, mejores tiempos de cobro y menos trabajo manual.