Todos hemos utilizado Microsoft Excel al menos una vez en la vida, pero la mayoría no sabemos utilizarlo de forma correcta para sacarle el mayor provecho.

Excel es uno de los programas más populares de su clase por una razón: tiene una gran cantidad de herramientas para hacer cualquier tarea más fácil: desde filtrar enormes conjuntos de datos hasta crear prácticos gráficos en documentos, y todo es posible aprendiendo algunos sencillos trucos.

Visualización con minigráficos

Muchas personas se quejan de que Excel es un programa muy numérico y su típico formato en blanco y negro puede resultar difícil para quienes prefieren visualizar los datos.

Los minigráficos ofrecen la posibilidad de ubicar un pequeño gráfico dentro de una celda para obtener una instantánea visual de los datos de esa fila, por ejemplo, tendencias empresariales, ciclos económicos o una forma de resaltar valores mínimos y máximos.

Estos son los pasos a seguir para acceder a los minigráficos:

– Seleccionar rango

– Insertar ⇢ Minigráficos

– Elegir tipo

Gráfico de personas

El gráfico de personas permite insertar símbolos de personas en una celda. Es una forma estupenda de dar vida a una hoja cuando se dispone de métricas relacionadas con las personas, como el número de usuarios de una aplicación o los clientes anuales, por ejemplo.

Para acceder a esta función, basta con ir a “Complementos” ⇢ “Gráfico de personas”. Aquí se abre una herramienta integrada en la que es posible ajustar la configuración para modificar el color, el tamaño y el estilo del gráfico.Ç

Filtro con segmentación de datos

Los filtros son una herramienta muy popular en los programas informáticos y en la mayoría de los sitios web. Ya sea para encontrar el mejor alojamiento para las vacaciones o los mejores casinos en línea, un sistema de filtrado avanzado permite acceder a lo que se necesita con la mayor rapidez posible.

Sin embargo, no todo el mundo sabe que Excel dispone de una herramienta de filtrado. La herramienta de segmentación de datos no solo sirve para filtrar datos en Excel o en tablas dinámicas, sino que también facilita la comprensión de la información que aparece en pantalla.

Para usar esta herramienta, basta con hacer clic en cualquier parte de una tabla de Excel y, a continuación, seleccionar “Ir a tabla” ⇢ “Insertar segmentación de datos”. Luego seleccionamos los campos necesarios, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo. Hacemos clic en cualquier botón de corte y la herramienta se encarga de filtrarlos.

Transferencia de datos con relleno rápido

Relleno rápido es una herramienta inteligente que detecta automáticamente si existe un patrón y rellena las celdas correctas según corresponda.

Por ejemplo, en una lista de nombres y apellidos, el relleno rápido puede separar estos datos de una celda en dos celdas diferentes, tituladas “nombre” y “apellido”, o puede hacerlo a la inversa, combinando nombres y apellidos de dos columnas diferentes.

Pincel de formato activado

Es una forma rápida y sencilla de dar color a una hoja de aspecto aburrido, y también ayudará a que tenga un aspecto ordenado, organizado y más coherente al permitir elegir un color, tamaño de fuente y estilo especiales para determinadas áreas.
Para utilizarlo, basta con seleccionar las celdas a copiar, hacer clic en el pincel y, a continuación, seleccionar dónde irá el formato.

Las hojas de Excel que en las que se utiliza el pincel de formato suelen tener un aspecto más profesional que las hojas normales, y no lleva nada de tiempo darles un aspecto impecable.

Instantáneas con la cámara

Esta función, lejos de desordenar las fuentes y los colores como hace el método típico de copiar y pegar, toma una instantánea exacta o una foto de los datos existentes y permite transferirlos a otro libro de trabajo exactamente igual.

Para utilizarla, primero hay que añadir la herramienta “cámara” a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez hecho esto, basta con ir a “Seleccionar datos” y pegar en el nuevo libro.

Lo mejor de esta herramienta es que al actualizar el nuevo libro, también se actualiza el antiguo, ¡y viceversa!

Uso de tablas

Las tablas hacen que los datos destaquen y dan un toque profesional a los trabajos. Además, las nuevas versiones de Excel facilitan su uso más que nunca.

Para crear una rápidamente, basta con seleccionar la celda o el rango en cuestión y luego ir a “Inicio > Dar formato como tabla”. Elegimos un estilo y hacemos clic en Aceptar.

A partir de ahí, es posible introducir en la tabla cualquier cosa que se desee, incluidos los minigráficos y gráficos de personas que hemos mencionado antes, para convertir un libro en una obra impresionante.